Nawet najlepiej zaplanowany wyjazd może nie dojść do skutku. Nagła choroba, wypadek czy inne losowe sytuacje mogą zmusić nas do odwołania wymarzonej podróży. Właśnie w takich chwilach nieocenioną pomocą staje się ubezpieczenie od rezygnacji z podróży (lub jej przerwania). Dzięki niemu możemy odzyskać poniesione koszty. Kluczowe jest jednak prawidłowe zgłoszenie szkody. Jak to zrobić krok po kroku i na co zwrócić szczególną uwagę? Wyjaśniamy poniżej.
Krok 1: Nagła choroba krzyżuje plany? Przygotuj dokumentację medyczną!
Jednym z najczęstszych powodów, dla których Polacy zmuszeni są odwołać swój wymarzony urlop, jest nagłe zachorowanie – własne, dziecka, czy innego współuczestnika podróży. To sytuacja stresująca, ale posiadając odpowiednie ubezpieczenie, możemy liczyć na zwrot poniesionych kosztów. Kluczowe w tym przypadku jest jednak odpowiednie udokumentowanie zdarzenia. Absolutną podstawą jest zaświadczenie lekarskie potwierdzające nagłe zachorowanie oraz jego bezpośredni wpływ na niemożność odbycia podróży.
Zaświadczenie lekarskie to za mało?
W ubezpieczeniu od rezygnacji z podróży często spotykamy się z zapisem na stronach internetowych, że wystarczy zaświadczenie lekarskie. Nie oznacza to, że wystarczy nam jeden dokument opatrzony uwagą o przeciwwskazaniu do podróżowania. Tego rodzaju zapis oznacza jedynie, że w przypadku nagłego zachorowania nie jest wymagana hospitalizacja.
Ubezpieczyciele (jak Generali, Warta, Wiener czy Uniqa) zgodnie – poza zaświadczeniem lekarskim – wymagają ponadto przedstawienia szczegółowej dokumentacji medycznej, która często obejmuje nie tylko diagnozę i zalecenia, ale również historię choroby, datę wystąpienia objawów oraz przewidywany czas rekonwalescencji.
Wymagania Generali
Generali precyzuje, że lekarz na podstawie dokumentacji z wizyty wydaje zaświadczenie potwierdzające diagnozę, datę objawów, leczenie i czas rekonwalescencji, a dodatkowo pomocne będzie zwolnienie lekarskie wskazujące czas leczenia.
Wymagania Warta
Warta również wspomina o dokumentacji medycznej z diagnozą i zaświadczeniu lekarskim o przeciwwskazaniach lub e-zwolnieniu, którego wpis może być w historii choroby. Pamiętaj, że jeśli przyczyną rezygnacji jest zaostrzenie choroby przewlekłej, musisz upewnić się, że Twoja polisa obejmuje taki przypadek – często jest to dodatkowo płatna opcja lub wymaga specjalnego rozszerzenia ochrony. Bez właściwej dokumentacji medycznej, uzyskanie odszkodowania może być znacznie utrudnione lub nawet niemożliwe.
Krok 2: Niezwłocznie poinformuj organizatora podróży! To Twój obowiązek mimo choroby
Zanim skontaktujesz się z ubezpieczycielem, kluczowym krokiem jest poinformowanie organizatora Twojej podróży (np. biura podróży, linii lotniczej, hotelu) o konieczności rezygnacji lub przerwania wyjazdu. Każdy ubezpieczyciel podkreśla ten obowiązek. Masz na to określony, zazwyczaj krótki czas.
- Generali: Należy poinformować organizatora/przewoźnika najpóźniej w terminie 3 dni od daty wystąpienia przyczyny rezygnacji lub przerwania podróży.
- Wiener (Compensa): Zgłoszenie do organizatora turystyki powinno nastąpić niezwłocznie, pisemnie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia powzięcia wiadomości o zdarzeniu.
- Warta: Poinformuj pisemnie organizatora podróży o zdarzeniu i złóż roszczenie o zwrot środków najpóźniej w terminie 3 dni od daty wystąpienia przyczyny odwołania lub przerwania podróży.
- Uniqa:W przypadku rezygnacji, należy powiadomić Towarzystwo w ciągu 7 dni od zdarzenia, pamiętając, że dopełnienie formalności z organizatorem jest priorytetem. W przypadku konieczności przerwania podróży, Ubezpieczony zobowiązany jest niezwłocznie (najpóźniej w ciągu 72 godzin od zdarzenia) poinformować Centrum Alarmowe
Pamiętaj, aby złożyć u organizatora oficjalne roszczenie o zwrot należnych środków. Dokument potwierdzający to zgłoszenie oraz odpowiedź organizatora będą niezbędne na dalszym etapie. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nawet odmową wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela.
Krok 3: Zgłoś szkodę swojemu ubezpieczycielowi – czas ma znaczenie!
Gdy już organizator podróży został poinformowany, kolejnym krokiem jest zgłoszenie szkody bezpośrednio do swojego ubezpieczyciela. Tutaj również obowiązują konkretne terminy, których należy bezwzględnie przestrzegać.
- Generali: Zgłoszenie do Centrum Pomocy Generali powinno nastąpić najpóźniej w terminie 7 dni od daty wystąpienia przyczyny rezygnacji lub przerwania podróży.
- Wiener (Compensa): W przypadku rezygnacji z usług turystycznych, pisemne powiadomienie Compensy powinno nastąpić nie później niż w ciągu 7 dni od daty powiadomienia organizatora. Jeśli podróż została przerwana, termin ten wynosi 2 dni od dnia powzięcia wiadomości o zdarzeniu.
- Warta: Powiadomienie Centrum Obsługi Klienta Warty należy złożyć niezwłocznie, w ciągu 7 dni od daty wystąpienia przyczyny odwołania lub przerwania podróży.
- Uniqa: O konieczności rezygnacji z podróży należy powiadomić Towarzystwo pisemnie w terminie 7 dni od daty zdarzenia. W przypadku przerwania podróży, należy niezwłocznie (najpóźniej w ciągu 72 godzin od zdarzenia i przed podróżą powrotną) poinformować Centrum Alarmowe.
Jak zgłosić szkodę? Ubezpieczyciele oferują różne kanały kontaktu:
- Telefonicznie: Przez infolinię lub dedykowane Centrum Alarmowe/Centrum Pomocy. Numery kontaktowe znajdziesz w swojej polisie lub na stronie internetowej ubezpieczyciela.
- Online: Coraz częściej poprzez formularz zgłoszeniowy na stronie internetowej ubezpieczyciela.
- Pisemnie: Tradycyjną pocztą lub mailowo.
Podczas pierwszego kontaktu przygotuj numer polisy oraz podstawowe informacje o zdarzeniu. Konsultant poinformuje Cię o dalszych krokach i wymaganych dokumentach.
Krok 4: Zbierz i dostarcz niezbędne dokumenty – klucz do odszkodowania
Kompletność i poprawność dokumentacji ma bezpośredni wpływ na szybkość i zasadność wypłaty odszkodowania. Lista wymaganych dokumentów może się nieznacznie różnić w zależności od ubezpieczyciela i przyczyny rezygnacji, jednak pewne elementy są standardowe:
- Umowa podróży: Oryginał lub kopia umowy zawartej z organizatorem (np. umowa z biurem podróży, rezerwacja hotelu, bilet lotniczy).
- Dowody poniesionych kosztów: Potwierdzenia wpłat za wycieczkę, bilety, noclegi itp. a także faktury/paragony.
- Dokumentacja od organizatora podróży:
- Twoje pisemne zgłoszenie rezygnacji/przerwania podróży do organizatora.
- Odpowiedź organizatora, w tym informacja o wysokości potrąconych kosztów lub kwocie zwróconej na Twoją rzecz.
- Dokumenty potwierdzające przyczynę rezygnacji/przerwania podróży: To bardzo ważna część, specyficzna dla powodu Twojej rezygnacji. Przykładowo:
- Nagłe zachorowanie lub nieszczęśliwy wypadek (Twój, współuczestnika podróży lub osoby bliskiej): Dokumentacja medyczna (np. karta informacyjna z leczenia szpitalnego, zaświadczenie lekarskie zawierające diagnozę, datę zachorowania/wypadku, zalecenia lekarskie, informacje o przeciwwskazaniach do podróży, zwolnienie lekarskie). W przypadku COVID-19 może być wymagany imienny, pisemny wynik testu diagnostycznego.
- Zaostrzenie choroby przewlekłej: Dokumentacja medyczna potwierdzająca zaostrzenie i jego wpływ na możliwość podróży. Pamiętaj, że ochrona w tym zakresie często wymaga wykupienia specjalnego rozszerzenia polisy.
- Śmierć (ubezpieczonego, współuczestnika, osoby bliskiej): Odpis aktu zgonu, ewentualnie dokumenty potwierdzające pokrewieństwo.
- Kradzież dokumentów niezbędnych do podróży: Zaświadczenie z policji potwierdzające zgłoszenie kradzieży i datę zdarzenia.
- Szkoda w mieniu (np. pożar, zalanie mieszkania): Dokumenty od odpowiednich służb (np. straży pożarnej, policji) potwierdzające zdarzenie i jego datę oraz konieczność Twojej obecności.
- Utrata pracy: Dokumenty od pracodawcy (np. wypowiedzenie umowy o pracę).
- Wezwanie do sądu: Oficjalne wezwanie z sądu lub innego organu administracji publicznej wskazujące na obowiązkowe stawiennictwo w terminie kolidującym z podróżą.
- Wypełniony formularz zgłoszenia szkody: Dostarczony przez ubezpieczyciela.
- Inne dokumenty: W zależności od specyfiki zdarzenia, ubezpieczyciel może poprosić o dodatkowe dokumenty.
Ubezpieczyciele podkreślają, że w przypadku braku możliwości dostarczenia jakiegoś dokumentu, należy poinformować o miejscu, gdzie taki dokument się znajduje.
Na co zwrócić uwagę, aby otrzymać zwrot kosztów?
Proces likwidacji szkody, choć wydaje się prosty, może napotkać pewne trudności. Aby ich uniknąć, zwróć uwagę na kilka kluczowych kwestii:
- Terminy, terminy i jeszcze raz terminy! To absolutna podstawa. Zarówno termin zgłoszenia rezygnacji organizatorowi, jak i ubezpieczycielowi, jest ściśle określony. Przekroczenie tych terminów bez uzasadnionej przyczyny (np. pobyt w szpitalu uniemożliwiający kontakt) może skutkować zmniejszeniem odszkodowania lub nawet jego odmową. Nie zwlekaj do ostatniej chwili! Zdarza się, że uzyskanie dokumentacji medycznej chwilę trwa – czasem konieczny jest wniosek, trzeba uwzględnić czas na jego procedowanie.
- Kompletna dokumentacja. Braki w dokumentacji wydłużają proces likwidacji szkody i mogą prowadzić do konieczności dosyłania kolejnych pism. Upewnij się, że posiadasz wszystkie wymagane dokumenty, a w przypadku dokumentacji medycznej – że jest ona czytelna, zawiera wszystkie niezbędne informacje (diagnozę, daty, zalecenia). Niektórzy ubezpieczyciele, jak Generali, akceptują dokumentację medyczną w języku angielskim, ale mogą zażądać tłumaczenia na język polski.
- Najpierw organizator, potem ubezpieczyciel. Pamiętaj o kolejności. Ubezpieczyciel będzie wymagał potwierdzenia, że najpierw próbowałeś odzyskać środki od organizatora podróży.
- Sprawdź zakres swojego ubezpieczenia. Upewnij się, że przyczyna Twojej rezygnacji jest objęta ochroną ubezpieczeniową zgodnie z Ogólnymi Warunkami Ubezpieczenia (OWU) Twojej polisy. Standardowe polisy mogą nie obejmować np. rezygnacji z powodu zaostrzenia choroby przewlekłej, jeśli nie wykupiłeś odpowiedniego rozszerzenia.
- Precyzyjnie opisz zdarzenie. W formularzu zgłoszeniowym dokładnie opisz okoliczności, które zmusiły Cię do rezygnacji z podróży. Im bardziej precyzyjne informacje, tym łatwiej ubezpieczycielowi będzie ocenić zasadność roszczenia.
- Zachowaj kopie wszystkich dokumentów. Dla własnego bezpieczeństwa zawsze miej kopie wysyłanych dokumentów oraz potwierdzenia ich nadania/dostarczenia.
- Używaj wszelkich dostępnych środków, aby zmniejszyć szkodę. Ubezpieczyciele oczekują, że podejmiesz działania mające na celu minimalizację strat finansowych.
Pamiętaj, że ubezpieczenie kosztów rezygnacji z podróży to Twój finansowy parasol ochronny. Dokładne zapoznanie się z warunkami polisy przed wyjazdem oraz staranne przygotowanie się do procesu zgłoszenia szkody, gdy zajdzie taka potrzeba, to klucz do szybkiego i sprawnego odzyskania poniesionych wydatków. Bezstresowych podróży!
Szukasz ubezpieczenia od rezygnacji z wyjazdu? Sprawdź na stronie Ubezpieczenie od rezygnacji >>